Meeting lato utente differisce da Meeting lato MiSE sostanzialmente in due cose: la prima è che Meeting lato utente produce le richieste di appuntamento mentre Meeting lato MiSE le gestisce, pianificando gli appuntamenti in base ben precise regole fissate dalle Agende dei singoli Uffici e/o Responsabili; la seconda è che Meeting lato utente richiede una registrazione preliminare da parte degli utenti che dovranno utilizzarlo, mentre in Meeting lato MiSE era necessario semplicemente farsi autorizzare dall'amministratore di sistema.
Come in tutte le applicazioni web, pertanto, Meeting lato utente richiede un acesso mediante login e password, come mostrato dalla figura n. 1 in basso:
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Figura n. 1 - Login e password.
Nel nostro caso, per il login è richiesto il proprio indirizzo di posta elettronica (e-mail). Inserendo la password e spuntando la casella "Ricordami" è possibile memorizzare la password nella cache del proprio browser, rendendola disponibile per successive sessioni. Se invece la password è stata dimenticata (a volte succede), è possibile recuperla cliccando sul link "Recupera password", in basso, sotto il pulsante LOG IN.
Tuttavia, diamo per scontato che sia la prima volta che ci connettiamo a Meeting. In questo caso dovremo registrarci, cliccando su "Registrati". L'immagine sottostante (figura n. 2) mostra appunto il modulo da riempire in caso di primo accesso.
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Figura n. 2 - Modulo di registrazione on line.
Il modulo di registrazione on line è suddiviso in due parti (i campi obbligatori sono contraddistinti da un asterisco * e, in fondo alla pagina, è presente una casella di controllo per l'autorizzazione al trattamento dei propri dati personali, anch'essa obbligatoria):
nella prima parte (I tuoi dati) bisogna compilare campi con informazioni relative all'utente,
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Titolo (ad esempio dott., prof., sig., e così via; è una 'casella combinata')
Società
ID Registro trasparenza (se se ne possiede uno)
nella seconda parte invece (Account) bisogna compilare i seguenti campi:
Email
Conferma Email
Password (a propria scelta, con almeno 8 caratteri alfanumerici)
Conferma password
Registro Trasparenza
Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy ha pubblicato on line il Registro Trasparenza per i cittadini, al fine di rispondere all’esigenza sempre più sentita da parte dei cittadini di seguire da vicino le attività della Pubblica amministrazione. Alla piattaforma saranno chiamati a iscriversi i soggetti portatori di interessi, come i consulenti, gli studi legali, le imprese e le associazioni di categoria, le organizzazioni non governative e tutti i soggetti che svolgono attività di lobbying e che interagiscono con il ministero. Iscrivendosi si ottiene un ID.
Compilato il modulo, prima di cliccare su REGISTRATI, bisogna confermare il codice CAPTCHA o "Codice di Controllo", visualizzato in basso a destra, inserendolo nella sottostante casella di testo. Se l'operazione ha buon esito, appare il seguente messaggio (figura n. 3), mediante il quale si viene invitati a completare la procedura di registrazione, controllando se nella propria casella di posta elettronica, corrispondente all'indirizzo precedentemente specificato, sia presente un'email di conferma, con il link di accesso al sistema (figura n. 4). Cliccando sul link, si riceve finalmente il messaggio di avvenuta registrazione (figura n. 5)
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Figura n. 3 - Messaggio di conferma.
Figura n. 4 - Email di conferma, con il link di primo accesso.
Figura n. 5 - Registrazione completata.
A questo punto si pronti per iniziare. Normalmente verrà richiesto di ripetere il login. Se abbiamo memorizzato la password da qualche parte, basterà inserire la propria email e cliccare su LOG IN, altrimenti si potrà sempre recuperare la propria password cliccando su "Recupera password". In tal caso si accede ad una schermata per il recupero della password (figura n. 6).
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Figura n. 6 - Procedura per il recupero della password.
L'interfaccia dell'applicazione Meeting lato utente (figura n. 7, in basso) è sostanzialmente più semplice di quella lato MiSE. Anche in questo caso sono presenti tre diverse tipologie di menu (laterale a comparsa in alto, laterale con pulsanti, in basso a destra, e centrale orizzontale in alto, appena sotto il logo MiSE). Tuttavia le voci presenti in ciascun menu sono soltanto tre:
Richiedi appuntamento
Visualizza appuntamenti
Gestisci i tuoi dati
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Figura n. 7 - Interfaccia dell'applicazione Meeting lato utente.
Come richiedere un appuntamento all'amministrazione
Cliccando sulla voce "Richiedi appuntamento", si accede all'omonima schermata (figura n. 8, in basso), sulla quale sono riportati i propri dati (nome, titolo e società) e dalla quale è possibile selezionare, mediante una casella di riepilogo in basso a sinistra, il nome del Funzionario o dell'Ufficio col quale si intende fissare l'appuntamento (la lista naturalmente conterrà soltanto utenze precedentemente abilitate dal sistema). Selezionato un dirigente o un ufficio qualsiasi, il modulo si espande automaticamente (come nella figura n. 9), nel senso che appaiono nuovi campi da riempire subito sotto l'intestazione.
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Figura n. 8 - Modulo "Richiedi appuntamento": dati del richiedente.
Come si può notare osservando la figura n. 9, in basso, dopo aver selezionato il funzionario o l'ufficio appaiono altri tre campi:
Note
Indirizzo sede
Motivazione
I primi due sono immodificabili, nel senso che sono stati già definiti dal funzionario o dall'ufficio nelle impostazioni dell'Agenda. Il terzo invece è obbligatorio e va riempito dall'utente, specificando in altre parole la "motivazione" per la quale si intende essere ricevuti in appuntamento.
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Figura n. 9 - Modulo "Richiedi appuntamento": date e orari risponibili.
Per completare la richiesta di appuntamento è necessario selezionare il giorno desiderato tra le date disponibili (vedi figura n. 9, in alto), che sono evidenziate in azzurro, e quindi selezionare l'orario, ricordando che le fasce orarie sono di mezz'ora ciascuna. È possibile selezionare al massimo due fasce orarie contigue per un appuntamento totale di un'ora. Ciò fatto, bisogna cliccare sul pulsante "Richiedi appuntamento" e, se tutto procede come previsto, apparirà un messaggio di conferma (figura n. 10), mediante il quale si è invitati a controllare la propria posta elettronica per visualizzare il "riepilogo" dell'appuntamento appena richiesto. Il riepilogo viene infatti inviato tramite email, sia al richiedente (figura n. 11), che all'ufficio o al funzionario ricevente (figura n. 12).
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Figura n. 10 - Messaggio di conferma.
Figura n. 11 - Email di riepilogo per l'utente richiedente.
Figura n. 12 - mail di riepilogo per il funzionario / ufficio.
La scheda Visualizza appuntamenti consente di visualizzare in maniera rapida tutti gli appuntamenti presi con l'amministrazione. Bisogna ricordare, naturalmente, che questi appuntamenti sono visualizzabili anche nell'applicazione Meeting lato MiSE, come "Richieste". Nella figura n. 13, in basso, è raffigurata la scheda "I miei appuntamenti", accessibile cliccando sull'omonima voce di menu.
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Figura n. 13 - La scheda "I miei appuntamenti".
Le voci del riepilogo sono le seguenti:
Funzionario-Ufficio
Sede
Richiedente (l'utente stesso)
Data (quella selezionata)
Orario (quello prescelto)
Stato (in sospeso / approvato)
Annulla
Da notare che Annulla è un comando sottoforma di "link", selezionando il quale si può 'annullare l'appuntamento'. In tal caso, appare un messaggio di avviso da parte del sistema: sei sicuro di voler annullare l'appuntamento?. Se si preme OK, si conferma l'annullamento, altrimenti la procedura viene cancellata.
Selezionando dal menu la voce I miei dati (o "Gestisci i tuoi dati"), si accede all'omonima scheda per la modifica dei propri dati personali (figura n. 14). Cliccando inoltre su uno dei due pulsanti "Modifica" è possibile modificare sia il proprio account (figura n. 15), che la propria password (figura n.16).
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